Audit Management System Inspektorat Jenderal Kementerian Kelautan dan Perikanan

Keberadaan unsur pengawasan dalam sistem manajemen (organisasi) merupakan sebuah hal yang mutlak. Pengawasan diperlukan dalam rangka menjamin pencapaian visi dan misi organisasi.  Organisasi yang sehat dan efektif diindikasikan dengan berjalannya seluruh fungsi manajemen dalam organisasi tersebut, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

Dalam organisasi pemerintah, unsur pengawasan  dapat dibagi dalam dua aspek, yaitu internal dan eksternal.  Pengawasan internal merupakan pengawasan yang melekat pada suatu organisasi/instansi pemerintah.  Dari sifatnya yang melekat, pengawasan internal memiliki peran dan posisi strategis untuk ikut menentukan pencapaian visi dan misi organisasi.  Adapun pengawasan eksternal adalah pengawasan dari instansi di luar suatu organisasi pemerintah.  Sifat pengawasan eksternal cenderung pada pemberikan penghargaan dan atau hukum tanpa melewati pengawalan selama proses kegiatan dilaksanakan.

Oleh karena memiliki peran dan posisi strategis, maka sudah seharusnya dan merupakan sebuah kewajiban bagi pemerintah untuk memperkuat pengawasan internal.  Penguatan yang dimaksud mencakup infrastruktur dan sumber daya manusianya.  Salah satu infrastruktur pengawasan yang penting adalah bussines process dari pelaksanaan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, dan pemantauan. Bussiness process pengawasan yang diatur sesuai Standar Audit Pemerintah (SAP) yaitu Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah. harus diperkuat dengan menjalankan sistem yang terintegrasi pada setiap proses pengawasan, mulai dari penyusunan auditable unit sampai dengan pelaporan hasil pengawasan.  Salah satu instrumen dalam mengintegrasikan proses bisnis pengawasan adalah melalui pembangunan sistem manajemen audit pada instansi pengawasan internal.

Audit internal sebagai “fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan”.

Menurut Competency Framework for Internal Audit (CFIA) definisi audit internal sebagai “suatu proses yang membantu perusahaan memperoleh keyakinan bahwa resiko-resiko yang mungkin dihadapi telah dipahami dan dikelola dengan layak dalam konteks perubahan dinamis”.

Pada tahun 1998 melalui Guidance Task Force (GTF), IIA memberikan definisi sebagai berikut, “Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif dan konsultasi yang dirancang untuk member nilai tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Audit tersebut membantu organisasi mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan resiko kecukupan control dan pengelolaan organisasi”.

Fungsi Pemeriksaan Internal

1.   Mengevaluasi dan menilai sistem pengendalian secara independen;

2.   Memastikan adanya kesesuaian dengan prosedur, peraturan, hukum, dan kebijakan yang berlaku;

3.   Memberi kepastian kepada manajemen bahwa kebijakan dilaksanakan secara efektif dan efisien

4.   Melakukan kerjasama dengan auditor eksternal

Sistem Manajemen audit yang dibangun oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Kelautan dan Perikanan adalah sebuah aplikasi berbasis web. Sistem aplikasi berbasis web yang dinamis bertujuan agar dapat membantu pengguna secara maksimal. Kemajuan teknologi informasi di bidang pemanfaatan jaringan internet, telah membawa dampak yang sangat beragam pada masyarakat pengguna internet itu sendiri. Begitu pula dengan dunia pekerjaan dimana setiap orang atau bidang pekerjaan dapat terbantu dengan sistem aplikasi yang dibuat untuk mempermudah pekerjaan.

Maksud dan Tujuan

Pembangunan sistem manajemen audit dimaksudkan untuk menciptakan keterpaduan dari pelaksanaan seluruh tahapan pengawasan, yang mencakup: (i) penyusunan auditable unit; (ii) penyusunan profile risiko; (iii) penyusunan program pengawasan; (iv) penyusunan pedoman kerja pengawasan; (vi) pembuatan penugasan pengawasan; (vii) pengendalian proses pengawasan; (viii) pendokumentasian dokumen pengawasan; dan (ix) pelaporan hasil pengawasan.

Adapun tujuan pembangunan sistem informasi audit adalah mewujudkan proses dan hasil pengawasan yang efektif, efisien, dan akubtabel (dapat dipertanggungjawabkan).

Sasaran

Sasaran penerapan sistem menajemen audit adalah seluruh unit kerja/satuan kerja lingkup Kementerian Keluatan dan Perikanan, baik di Kantor Pusat maupun di Daerah (Unit Pelaksana Teknis, Dekonsentrasi, dan Tugas Pembantuan).

Keluaran yang harus dihasilkan dari pekerjaan jasa konsultan ini adalah software/aplikasi yang terkait dengan sistem manajemen audit, yang terdiri dari dua versi, yaitu Offline dan Online.

Pembangunan Aplikasi Sistem Manajemen Audit mengacu pada proses bisnis pelaksanaan pengawasan pada instansi pemerintah, yaitu Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah.

Standar teknis dalam Audit Management System memiliki fitur sebagai berikut:

1.   Risk Assessment

2.   Perencanaan dan Alokasi Sumber Daya

3.   Pelaksanaan dan Dokumentasi Audit

4.   Content Management Database

5.   Keamanan

Aplikasi yang akan dibangun harus memiliki 2 (dua) platform, yaitu: Online dan Offline. Untuk versi Online berbasis WEB dan untuk versi Offline diutamakan berbasis "PHP" dan/atau dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Artikel Analisis

Oleh: Sigit Pratama

         Pranata Humas Terampil Angkatan 2